Privacy statement

Het beschermen van de persoonsgegevens die wij verwerken is voor ons van groot belang. Wij verwerken persoonsgegevens van onze klanten, potentiële klanten met wie wij contact hebben gelegd of willen leggen, ontvangers van onze nieuwsbrieven en van alle andere personen die contact met ons opnemen.

Bij de verwerking van persoonsgegevens in Nederland zijn wij per 25 mei 2018 gebonden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In dit privacyreglement leggen wij uit hoe wij uw privacy beschermen en hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Hebt u vragen over dit privacyreglement? Dan leest u onderaan dit privacyreglement hoe u daarover contact met ons kunt opnemen. Dit privacyreglement geldt niet voor personen die werkzaam zijn bij Van Gilst, sollicitanten, uitzendkrachten, inleenkrachten en student-stagiaires.

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Dit privacyreglement gaat over het verwerken van persoonsgegevens door Van Gilst als verwerkingsverantwoordelijke.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over u of gegevens die met u in verband kunnen worden gebracht. Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan, bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven of verwijderen van uw gegevens, noemt men het ‘verwerken’ van persoonsgegevens.

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt. Dit zijn contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn voor het verrichten van werkzaamheden voor u, bijvoorbeeld uw naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam, functietitel, bankrekeningnummer, geboortedatum en overige informatie die noodzakelijk is met het oog op onze dienstverlening. Dit kunnen ook persoonsgegevens zijn die wij uit andere bronnen verkrijgen, zoals persoonsgegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster en persoonsgegevens die beschikbaar zijn op openbare (zakelijke) websites. Ook van wederpartijen kunnen wij persoonsgegevens van u ontvangen.

Voor welke doeleinden en op welke grond verwerken wij uw persoonsgegevens?

Om onze werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren, hebben wij uw persoonsgegevens nodig en moeten wij deze ook verwerken. Wij verwerken uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst waarin u ons opdracht heeft gegeven tot het leveren van software of diensten. Zo worden uw persoonsgegevens gebruikt om contact met u te kunnen onderhouden over uw zaak. Daarnaast worden uw contactgegevens in ons klantsysteem gezet en kunnen deze – indien u ons daar toestemming voor heeft gegeven – worden gebruikt voor het verzenden van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor bijvoorbeeld een seminar of event. Afhankelijk van de dienstverlening, kunnen ook andere persoonsgegevens dan uw contactgegevens noodzakelijk zijn. Daarnaast gebruiken wij uw persoonsgegevens voor het verzenden van onze rekeningen.

In sommige gevallen zijn wij ook wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens vast te leggen. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy.

Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?

Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en om misbruik te voorkomen. Wij zorgen er bijvoorbeeld voor dat de systemen waarin wij uw persoonsgegevens opslaan zo goed mogelijk beveiligd zijn. Binnen Van Gilst kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

Wij kunnen voor het verwerken van uw persoonsgegevens gebruikmaken van dienstverleners (verwerkers) die wij inschakelen. Wij werken bijvoorbeeld met verwerkers die hostingdiensten of ICT-ondersteuning aan ons leveren. Met deze verwerkers sluiten wij in dat geval een verwerkersovereenkomst, waarin deze verwerkers garanderen te zullen voldoen aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming stelt.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij zien er zeer nauwkeurig op toe dat al uw gegevens zorgvuldig bewaard en beschermd worden. Wij hanteren een bewaarbeleid waarin is vastgelegd hoe lang wij persoonsgegevens bewaren en bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij houden ons aan de wettelijke bewaartermijnen.

Delen wij uw persoonsgegevens met derden?

In principe delen wij uw persoonsgegevens niet met derden. Soms kan het echter nodig zijn in een project om uw persoonsgegevens te delen met derden, zoals de hoofd- of onderaannemer. Verder kunnen er wettelijke verplichtingen zijn op grond waarvan wij uw persoonsgegevens aan derden moeten doorgeven. Indien een rechterlijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan moeten voldoen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden.

Uw persoonsgegevens bekijken of aanpassen?

Wilt u weten welke persoonsgegevens wij over u hebben vastgelegd? U kunt bij Van Gilst een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over u zijn of worden verwerkt. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat bepaalde persoonsgegevens zijn verwerkt, dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen. Voorts hebt u het recht om bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens te maken en heeft u het recht op gegevensoverdracht. Daarnaast hebt u het recht om een verleende toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens in te trekken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het ontvangen van onze nieuwsbrief.

Indien u ons een dergelijk verzoek stuurt, zullen wij u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen. Omdat de bij Van Gilst werkzame medewerkers soms een geheimhoudingsverplichting hebben, zal geen inzage gegeven kunnen worden in gegevens die worden verwerkt in het kader van onze dienstverlening.

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Van Gilst kunt u contact met ons opnemen.

Klachten toezichthouder

De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of ondernemingen de Algemene verordening gegevensbescherming naleven. Indien u meent dat wij ons niet aan de geldende privacywetgeving houden, kunt u contact met ons opnemen. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat niet lukt, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Over dit privacyreglement

De regelgeving op het gebied van privacyrecht verandert regelmatig. Ons privacybeleid is nooit helemaal klaar. We houden ons beleid up to date. We kunnen dit privacyreglement daarom van tijd tot tijd wijzigen. Als deze wijzigingen ook voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij de wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar. De meest actuele versie van ons privacyreglement kunt u steeds terugvinden op onze website. Dit privacyreglement is laatstelijk gewijzigd op 1 augustus 2021